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Réunion de synthèse

Cette réunion, qui n’est pas une réunion de clôture, est nécessaire pour finaliser la préparation des actions court-terme et mettre en place le plan d’actions et de communication.

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Objectifs

Une fois les 4 réunions thématiques menées, une réunion de synthèse doit être organisée.
Il ne s’agit pas d’une réunion de clôture de l’EcoTeam mais bien d’une réunion de mise au point qui a pour objectifs principaux :
• de passer en revue et de revenir sur certaines des actions envisagées lors des 4 réunions précédentes ;

• de finaliser la préparation des actions prévues à court terme ;

• d’établir un plan d’actions et de communication à présenter au Collège communal.

Dans le cas spécifique d’une EcoTeam menée par un accompagnateur externe, cette dernière réunion est également importante pour bien organiser la transition vers la prise en charge de l’équipe par le référent interne.

Déroulement

Il est important que le coach entame la réunion en inventoriant les actions envisagées par l’EcoTeam, et en attirant l’attention sur l’ensemble des éléments ayant déjà pu être mis en place au cours des mois précédents.
Cette étape importante permet de rappeler aux membres l’ampleur de la tâche déjà accomplie par l’équipe. Elle aide également à prendre le recul nécessaire pour faire le point sur les actions envisagées à court terme.

Après quelques mois de travail, cette remise en contexte constitue un préalable indispensable à la planification des actions.

Deux possibilités de planifications existent :
• En fonction des priorités identifiées par l’EcoTeam, les actions peuvent être planifiées par thématique (par exemple, de mars à avril : les actions « déchets » ; de mai à juin : les actions « mobilité » ; de septembre à octobre : les actions « énergie »). Cette façon de planifier permet de mettre fortement l’accent sur la communication autour de la thématique envisagée, afin de créer un « bruit de fond », qui soutiendra les actions mises en place.

• Les actions peuvent aussi être planifiées en fonction des contraintes et opportunités, indépendamment de la thématique qu’elles concernent. Ainsi, parmi toutes les thématiques, certaines actions seront faciles à mettre en place alors que d’autres nécessiteront un budget ou un accord du Collège communal. D’autres, enfin, impliqueront d’autres collègues, non-membres de l’EcoTeam, qu’il faudra convaincre et motiver à participer. Une autre façon de planifier est donc de commencer par les actions les plus faciles à mettre en œuvre et d’avancer, pas à pas, vers les actions plus complexes ou qui nécessitent une préparation plus importante.

« La réunion de synthèse nous a permis de « sortir la tête du guidon », de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble de notre plan d’actions. Cette réunion nous a aussi permis de pointer du doigt les priorités à prendre et de nous lancer dans notre première action. Toutefois, elle nous a également fait prendre conscience que ce n’est pas si simple de mobiliser le personnel communal. En effet, une EcoTeam a besoin d’un suivi régulier . Il est nécessaire de souvent redynamiser le personnel et de donner du souffle à l’équipe. » Justine Maréchal, référente interne de l’EcoTeam de La Louvière

Cette méthode permet, en outre, de gérer la crainte légitime que pourraient exprimer certains membres de l’EcoTeam quant à la quantité de travail à consentir pour mettre en œuvre le plan d’actions.

Quelle que soit la méthode de planification envisagée, il est indispensable que le plan d’actions identifie les éléments suivants :
• La personne responsable de l’action. Celle-ci doit assurer le bon déroulement de l’action, prévoir des rencontres avec les membres participants, assurer le respect des délais ;

• Les membres participants à l’action ;

• Les contraintes et résistances à lever (accord du collège, budget, collègues à convaincre) ;

• Les délais à respecter pour la mise en place de l’action.

Voir un tableau de plan d’actions.

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