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    5 fiches sont disponibles. Elles abordent les thématique de l’eau, la mobilité, le papier et l’énergie.

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Réunions thématiques

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Objectifs

Les réunions thématiques ont pour objectifs :
• de faire un focus sur un thème spécifique afin d’identifier précisément les problèmes rencontrés au sein de la commune et de proposer des solutions adaptées à la situation ;
• de déterminer les actions de communication/sensibilisation qui seront mises en place pour :
• faire connaître l’EcoTeam et les actions mises en place (démarche prioritaire) ;
• s’assurer que les collègues de travail, ne faisant pas partie de l’EcoTeam, s’approprient les actions proposées et agissent pour qu’elles réussissent.

Déroulement

Après une introduction générale et un focus sur les résultats du scan comportemental propres à la thématique examinée (réalisés par le coach), les préparateurs de la réunion présentent les données propres à la commune (relevé des consommations, nombre d’ordinateurs, coût annuel de l’achat de papier, clauses de cahier des charges...).
Voir les listes complètes de données à réunir selon les thématiques.

Au terme de ces présentations de mise en contexte, la parole est laissée aux membres de l’EcoTeam afin d’initier un brainstorming sur les solutions concrètes à mettre en place afin d’améliorer la situation au niveau de la commune. Les actions envisagées peuvent être de tous types :

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• Actions de communication : Actions ayant pour objectif de faire connaître l’existence de l’EcoTeam sans spécialement cibler une problématique à résoudre (ex. : « l’EcoTeam, c’est quoi ? » de Wanze).



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• Actions de sensibilisation : Actions ayant pour objectif de susciter la prise de conscience et d’inciter au changement de comportement par le biais de la diffusion d’information ou de rappels sporadiques des « bons gestes » (ex. : affiche, mail, charte d’engagement...).


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• Actions de terrain : Actions ayant pour objectif d’améliorer « techniquement » la situation (ex. : distribution de multiprises avec interrupteur permettant de limiter la consommation électrique d’appareils en veille, placement de bouteilles dans les réservoirs des WC pour diminuer les quantités d’eau consommées par chasse tirée, etc. Ces actions facilitent le passage à l’acte car le personnel se sent soutenu dans son changement de comportement. Mais, il ne faut pas perdre de vue que pour atteindre un maximum d’efficacité, elles doivent toujours s’accompagner d’actions de communication et/ou de sensibilisation ciblées.

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• Actions de lobbying : Il existe des actions sur lesquelles l’EcoTeam n’a pas de prise directe (ex. : insertion de clauses environnementales dans les cahiers des charges, changement de fournisseur d’électricité pour un fournisseur « vert », etc.). Une EcoTeam structurée et reconnue par tous comme un interlocuteur légitime pour les matières environnementales au sein de la structure peut, néanmoins, mener des actions de lobby auprès des instances compétentes, avec une probabilité réelle de se faire entendre.

Laisser libre cours aux idées est fondamental dans la démarche. Puisqu’il s’agit d’un brainstorming, toutes les idées sont bonnes à considérer, dans un premier temps. C’est par la suite, en fin de réunion, qu’un tri sera effectué pour ne conserver, de commun accord entre les membres, que les idées comportant un réel caractère de faisabilité et de pertinence.

Des responsables sont alors désignés pour porter la mise en œuvre des actions, que celles-ci puissent être très rapidement mises en place, ou qu’elles nécessitent des investigations complémentaires quant à leur caractère réaliste et/ou utile (dans ce contexte, l’interaction avec les collègues non membres de l’EcoTeam - sous forme de consultation ou autre - peut s’avérer intéressante). Les résultats de ces éventuelles investigations complémentaires sont présentés lors de la réunion suivante.

Pour certaines réunions thématiques, il est aussi tout à fait envisageable d’avoir des invités qui participent aux réunions. Par exemple, le conseiller en énergie pour la réunion « Energie », le responsable des achats lors de la réunion « Achats durables »,... Faites cependant bien attention à ce que ces invités soient intégrés dans la discussion et surtout, qu’ils ne se sentent pas personnellement visés par les remarques faites par les membres.

« Travailler par thématique est intéressant. Chacun aborde la thématique différemment selon sa sensibilité, ses intérêts, ses connaissances ou encore son expérience. C’est enrichissant ! Il est important que, pour chaque réunion, un ordre du jour soit établi. Cela permet de recentrer les débats lorsque les discussions s’éloignent de la thématique du jour. En fin de réunion, il y a lieu de faire la synthèse sur les idées d’actions retenues et de veiller à répartir entre les collègues le suivi à apporter pour concrétiser les actions. En début de chaque réunion, faire le point sur l’avancement des projets redonne de l’élan à certaines actions. »

Claudine Decuyper, référente interne de l’EcoTeam d’Enghien

L’une des difficultés couramment rencontrées par les EcoTeams est l’organisation de la communication interne, en vue de susciter implication du reste des collègues dans les actions proposées.
Pour contrer ce problème récurrent, il peut être très utile de consacrer une séance de travail à ce seul aspect, en se faisant aider par le service de communication interne (quand il existe). Ce dernier pourra aiguiller les membres de l’EcoTeam vers les meilleurs moyens de communication à utiliser en fonction de l’offre d’outils internes existante, des types d’actions envisagées par l’EcoTeam, de la culture de la structure. L’objectif de l’EcoTeam étant d’obtenir, sur une base volontaire, des changements de comportement propices au développement durable de la part de l’ensemble des collègues, apprendre à détecter les résistances au changement et savoir les gérer efficacement sont des clés essentielles à la réussite de la démarche.

Organisation

Les réunions thématiques doivent se planifier avec un intervalle de 5 semaines environ.
En effet, il faut laisser le temps utile aux préparateurs pour réunir le plus possible d’informations demandées. Il faut aussi laisser le temps aux responsables d’actions de les mettre progressivement en place.
Pour autant, dépasser cet intervalle de 5 semaines peut s’avérer contre-productif dans la mesure où cet espacement important entre les rencontres encourage la dilution de la démarche et, par conséquent, la démotivation des membres.

Il est important de rédiger un PV de chaque réunion reprenant les informations échangées, les idées évoquées dans le brainstorming ainsi qu’une liste claire des ac- tions retenues pas l’EcoTeam avec, pour chaque action, le maximum d’informations (membre responsable du suivi de l’action, membres associés, étapes à réaliser pour la prochaine réunion, délai envisagé...).

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